Hinter den Kulissen: Die Ausgangslage
Die Landeshauptstadt München beauftragte uns für ihren jährlichen Aktionstag an den belebten Plätzen rund um das Münchner Rathaus zu organisieren. Ziel des Events war es, die städtischen Institutionen und ihre Dienste für einen Tag in den Vordergrund zu rücken und den Bürgerinnen und Bürgern näherzubringen.
Die Herausforderung: Unser Weg zum Ziel
Die Herausforderung bestand darin, ein umfangreiches und vielfältiges Programm für mehrere Tausend Besucher zu organisieren, welches die unterschiedlichsten städtischen Dienste interaktiv präsentiert. Die Koordination von 40 Ausstellern, zwei Bühnen, sechs Bands und über 500 Mitarbeitern erforderte präzise Planung und ein hohes Maß an Flexibilität, insbesondere angesichts eines schweren Unwetters während der Aufbaunacht.
Die Strategie: Unser Plan für den Erfolg
Wir entwickelten ein detailliertes Organisationskonzept, das sowohl die logistischen Anforderungen als auch die Zielsetzung des Events berücksichtigte. Es wurde ein Troubleshooting-Team eingerichtet, das schnell und effizient auf das unerwartete Unwetter reagierte und sicherstellte, dass alle Vorbereitungen termingerecht abgeschlossen wurden. Zusätzlich wurden interaktive Elemente, wie Gewinnspiele und die Möglichkeit, städtische Fahrzeuge aus nächster Nähe zu erleben, integriert, um das Publikum aktiv einzubinden.
Organisationskonzept
Troubleshooting
Termingerecht
Interaktive Elemente
Publikumseinbindung
Das Resultat: Erfolge auf einen Blick
Trotz der Herausforderungen durch das Wetter wurde der Aktionstag erfolgreich durchgeführt. Die Reden und Interviews mit wichtigen städtischen Vertretern fanden wie geplant statt und das Publikum war begeistert von den interaktiven Angeboten und der Möglichkeit, hinter die Kulissen der Stadtverwaltung zu schauen. Die Veranstaltung erreichte nicht nur die gesteckten Ziele, sondern übertraf auch die Erwartungen der Stadt München und der Besucher.
Erkenntnisse und Zukunft Unser Fazit
Die erfolgreiche Durchführung des Aktionstags bestätigte die organisatorischen Fähigkeiten und die Flexibilität unseres Teams. Der Tag demonstrierte, wie komplexe Events auch unter schwierigen Bedingungen durch viel Erfahrung, Kommunikation und einem tollen Team erfolgreich umgesetzt werden können.
